Porque que alguns colobaradores sempre acham que as reuniões nunca são produtivas? Que sempre são uma total perca de tempo?
Para evitar isso siga algumas dicas:
- Fique atento para a real necessidade da reunião, muitas vezes uma troca de e-mails, telefonema resolve o assunto, sem a necessidade de se passar horas e horas para chegar a um senso comum;
-Antes de agendar sua reunião, certifique-se que o que você esta querendo na verdade é prolongar o tema, afim de adiar uma atitude chata que sabe que vai ter que tomar;
- Faça um planejamento do que será discutido, estabeleça os tópico básicos que serão discutidos antes de convidar a todos:
• O objetivo da reunião – Qual a sua necessidade com ela? Organizar um projeto? Um Brainstorming?
• Divida a reunião – organize passo a passo o rumo da reunião, assim não fica aquela coisa chata de você entrar na sala e começar a falar e o seu tempo rende;
• Situe os tempos – quanto tempo deve levar cada pauta da reunião?
• Nomeie alguém para te ajudar – estabeleça uma pessoa para registrar o que será produzido na reunião, e manter o foco no cronograma;
• Deixe bem claro quem precisa participar – existem dois tipos de pessoas para você convocar: as que você precisa da presença na reunião e as que você gostaria que participasse. Deixando isso bem claro você evita a presença de quem não precisa, e não desvia o foco da reunião, só participa quem realmente precisa;
• Se possível, envie o material com antecedência – uma reunião em que todos só ficam lendo slides é uma perda de tempo total. Envie o conteúdo com antecedência, revise-o
